Facturation électronique PME 2027 : préparer ses données

Le calendrier est connu. Selon economie.gouv.fr, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent déjà émettre sous ce format. Les petites et micro-entreprises devront émettre électroniquement leurs factures et transmettre leurs données d'e-reporting au 1er septembre 2027.

Le ministère précise qu'une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par mail ne sera plus conforme. La facture devient un fichier normé, avec chaque mention dans un champ dédié. Le logiciel le remplit avec les fiches clients, articles et fournisseurs de l'entreprise. Ces fiches demandent souvent plus de travail que le paramétrage, et c'est par elles que cet article prend la réforme.

Quelles données la réforme touche-t-elle dans une PME ?

Trois ensembles, qui ne relèvent pas toujours de la même personne dans l'entreprise :

Les fiches tiers. Pour adresser une facture électronique, il faut savoir qui est le client, sous quel numéro Siren, et sur quelle plateforme il reçoit. Le ministère note que la réforme est l'occasion de mettre à jour les bases clients et fournisseurs avec ces informations.
Les mentions de la facture. Quatre s'ajoutent : le numéro Siren du client quand c'est une entreprise ; la nature des opérations (livraison de biens, prestation de services, ou les deux) ; l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant ; l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse du client. Service-Public les rattache au calendrier d'émission : pour les PME et les micro-entreprises, à partir du 1er septembre 2027.
Les données d'e-reporting. Elles concernent les opérations qui ne passent pas par une facture entre deux entreprises établies en France : ventes à des particuliers, à certaines associations ou à des opérateurs étrangers. L'entreprise en transmet les données de transaction et de paiement à l'administration fiscale.

Chacune de ces données existe déjà quelque part : dans l'ERP, dans le logiciel de facturation, dans un tableur tenu par l'administration des ventes. La question est de savoir laquelle fait foi : c'est l'objet de la gouvernance des données.

Par où commencer : les clients ou les fournisseurs ?

Par les fournisseurs, puisque la réception est déjà obligatoire. Une facture qui arrive structurée n'entre proprement dans la comptabilité que si le fournisseur existe une seule fois dans le logiciel. Un fournisseur présent sous deux codes reçoit ses factures sur l'un et ses règlements sur l'autre. Le cas est décrit dans les doubles saisies entre l'ERP et les autres outils.

Les clients viennent ensuite, avec l'échéance de septembre 2027 en vue. L'annuaire de la facturation électronique, ouvert en septembre 2025, aide à les vérifier. Il est gratuit et sans compte. On y cherche une entreprise par son Siren, son Siret, sa dénomination ou son adresse, et il indique si elle est concernée, si elle a une plateforme de réception et quelle est son adresse électronique de facturation.

Comment préparer les données, étape par étape ?

Extraire les fiches. Clients et fournisseurs sortent de l'ERP ou du logiciel de facturation, avec la date de la dernière facture. Les tiers sans mouvement depuis longtemps s'archivent plutôt que de se corriger.
Dédoublonner. Deux fiches pour la même entreprise se fusionnent, et l'on garde celle qui porte l'historique. Le Siren sert de clé commune : deux fiches au même Siren désignent la même société, avec parfois deux établissements.
Compléter le Siren des clients professionnels. Chaque numéro se contrôle dans l'annuaire, qui dit au passage si le client a déjà sa plateforme. Les clients particuliers et étrangers se marquent comme tels : leurs opérations relèvent de l'e-reporting.
Séparer les adresses. L'adresse de livraison a son propre champ dans la fiche, distinct de l'adresse de facturation, et non une ligne ajoutée dans un champ libre.
Classer les articles. Chaque article ou ligne de service se range en livraison de biens ou en prestation de services. Les ventes qui mêlent les deux demandent une règle écrite, validée avec l'expert-comptable.
Noter l'option TVA sur les débits, si l'entreprise l'a prise. C'est une question pour l'expert-comptable, posée une fois et reportée dans le paramétrage.
Fermer la porte. On décide qui peut créer une fiche client et avec quels champs obligatoires, sinon les doublons reviennent dans les mois qui suivent.

Un essai sur des factures réelles vient ensuite : celles d'une semaine ordinaire, passées par la solution retenue avant la date d'obligation. Les rejets et les écarts relevés désignent les fiches encore fausses.

Que fait la plateforme agréée, et que laisse-t-elle à l'entreprise ?

Le ministère définit la plateforme agréée comme un prestataire de dématérialisation immatriculé par l'administration. C'est l'intermédiaire obligatoire entre entreprises pour envoyer et recevoir les factures électroniques, et pour transmettre les données à l'administration fiscale. Chaque entreprise doit désigner la sienne. Sur cette plateforme, elle suit les statuts de ses factures et voit à quelle étape chacune en est.

Le logiciel de facturation ou de comptabilité peut être une solution compatible. Il n'est pas immatriculé et passe donc par une plateforme agréée pour transmettre les factures et les données. Une entreprise sans logiciel peut aussi créer ses factures directement sur la plateforme choisie.

Ce qui reste à l'entreprise, c'est le contenu. La plateforme transmet la facture que le logiciel a produite. Elle ne peut pas savoir si le client choisi à la saisie est le bon, ni laquelle de deux fiches en double est à jour. Un article classé en service par erreur part de la même façon. Ces erreurs se corrigent dans les fiches de l'ERP, avant l'envoi.

Et quand plusieurs logiciels émettent des factures ?

C'est fréquent en PME : l'ERP pour les ventes de produits, un logiciel métier pour les interventions, une caisse pour le comptoir. Chacun doit passer par une plateforme agréée, et chacun a souvent sa propre fiche client. Avant de paramétrer, on dresse la liste des outils qui facturent et des fiches qu'ils utilisent ; la cartographie des flux de données donne la méthode.

Une entreprise qui prévoit de changer d'ERP avant septembre 2027 a intérêt à nettoyer ses tiers avant la reprise de données. Sinon, les doublons passent dans le nouvel outil, puis sur les factures.

Pour les questions de calendrier et de champ d'application, le ministère a ouvert un numéro national d'assistance, le 0 806 807 807. L'expert-comptable, les chambres consulaires, les fédérations professionnelles et l'éditeur du logiciel de facturation sont aussi cités comme relais.

Questions fréquentes

Une PME qui ne fait que recevoir des factures est-elle déjà concernée ?

Oui. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et donc avoir choisi une plateforme pour le faire.

Un PDF envoyé par mail reste-t-il une facture électronique ?

Non. Le ministère indique qu'un PDF ordinaire, une facture papier scannée ou un document envoyé par mail ne sera plus conforme. La facture électronique suit une forme normée et passe par une plateforme agréée.

Faut-il changer de logiciel de facturation ?

Pas forcément. Un logiciel qui est une solution compatible transmet les factures par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. Sans logiciel, les factures peuvent être créées sur la plateforme elle-même.

Qu'est-ce que l'e-reporting change pour une PME qui vend à des particuliers ?

Ces ventes ne donnent pas lieu à une facture électronique entre entreprises, mais leurs données de transaction et de paiement sont transmises à l'administration fiscale. Pour les petites et micro-entreprises, l'obligation commence le 1er septembre 2027.

Sources

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Facturation électronique : les données à mettre en ordre avant septembre 2027